Descripción:
The Bridge y Gi Group Holding son un ecosistema global de servicios integrados de recursos humanos que tiene como objetivo hacer evolucionar el mercado laboral mediante la creación de valor sostenible, social y económico, enfatizando el valor personal y social del trabajo.
Estamos buscando un/a Asistente Administrativa, en Santiago de Chile , contrato 1 mes a prueba y luego indefinido, modalidad presencial.
Responsabilidades:
- Manejo de caja chica y reportes de gastos.
Gestión de la Comunicación: Manejar correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia, tanto interna como externa. Puede incluir filtrar y dirigir las comunicaciones a los destinatarios adecuados.
Agendas y Programación: Organizar y administrar las agendas de reuniones y citas del equipo o del supervisor. Coordinar horarios y programar reuniones internas y externas.
Organización de Documentos: Mantener y organizar archivos y documentos tanto físicos como electrónicos. Esto podría implicar archivar documentos importantes, crear sistemas de organización eficientes y asegurarse de que la información esté accesible cuando sea necesario.
Preparación de Informes: Ayudar en la recopilación y preparación de informes, presentaciones y documentos diversos. Esto podría incluir investigaciones, análisis de datos y creación de gráficos o tablas.
Coordinación de Viajes: Organizar los detalles logísticos de los viajes de negocios, como reservas de vuelos, hoteles, transporte terrestre y agendas de reuniones.
Gestión de Suministros: Mantener inventarios de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario. Asegurarse de que los suministros estén disponibles y sean apropiados para las necesidades del equipo.
Apoyo a Reuniones: Preparar salas de reuniones, proporcionar materiales y recursos necesarios, y tomar notas durante las reuniones para crear actas precisas.
Atención a Visitantes: Dar la bienvenida a los visitantes y clientes, y asegurarse de que se les atienda de manera adecuada. Proporcionar información y asistencia según sea necesario.
Manejo de la Correspondencia: Procesar y distribuir la correspondencia entrante y saliente, asegurándose de que llegue a las personas adecuadas de manera oportuna.
Coordinación Interdepartamental: Facilitar la comunicación y la colaboración entre diferentes departamentos dentro de la organización, asegurándose de que la información fluya de manera eficiente.
Soporte Tecnológico Básico: Brindar asistencia básica en cuanto a tecnología y software, como ayudar a los colegas con problemas menores de computadoras o software de oficina.
Gestión de Base de Datos: Mantener y actualizar bases de datos de contactos, registros de clientes u otra información relevante.
Tareas Administrativas Generales: Realizar tareas administrativas generales según sea necesario para mantener la eficiencia y el funcionamiento de la oficina.
Requisitos:
- Experiencia previa en puestos administrativos, asistencia o secretariado es a menudo deseable.
- Idiomas: Sería un Plus si supieras Italiano.
- Habilidades de Comunicación: Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para interactuar profesionalmente con colegas, superiores, clientes y visitantes.
- Organización y Gestión del Tiempo:Habilidad para organizar tareas, establecer prioridades y gestionar múltiples responsabilidades.
- Capacidad para manejar agendas, programar reuniones y administrar el tiempo de manera eficiente.
- Conocimientos Informáticos: Familiaridad con software de oficina, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) u otras herramientas utilizadas en la organización.
- Habilidad para aprender y adaptarse a nuevas tecnologías y herramientas.
- Atención al Detalle: Habilidad para mantener un alto nivel de precisión en la preparación de documentos, informes y comunicaciones.
- Habilidades de Organización: Capacidad para establecer y mantener sistemas de archivo y organización de documentos.
- Habilidad para administrar tareas y proyectos de manera ordenada.
- Discreción y Confidencialidad: Capacidad para manejar información sensible y confidencial de manera profesional y ética.
- Trabajo en Equipo: Habilidad para colaborar con otros miembros del equipo y departamentos para lograr objetivos comunes.
- Actitud Proactiva: Disposición para anticipar necesidades y tomar la iniciativa para abordar problemas y tareas.
- Adaptabilidad: Capacidad para adaptarse a cambios en las prioridades, procedimientos y entorno de trabajo.
- Habilidades de Resolución de Problemas: Capacidad para identificar problemas y buscar soluciones efectivas de manera independiente o en colaboración con otros.
- Destrezas Numéricas: Capacidad para realizar tareas numéricas básicas, como manejar presupuestos pequeños, realizar seguimiento de gastos, etc.
- Actitud Profesional: Presentación y comportamiento profesional en todo momento, ya que las asistentes administrativas a menudo son la cara pública de la organización.
Nuestra postura
- Apoyamos entornos multiculturales. Para nosotros, lo más importante son tus valores y el conocimiento y el potencial que tienes.
- Apoyamos al 100% a todos los géneros, etnias, religiones, habilidades y talentos, la diversidad nos permite desarrollar grandes proyectos.
NOTA: Somos conscientes de tu tiempo, ¡el proceso irá tan rápido mientras estés comprometido!
¡Estamos ansiosos por conocerte!
$ads={1}